Job-Angebot:
Assistenz der Geschäftsführung & Projekt-Assistenz 50% (m/w/d)
Wir suchen ab 01.08.2023 eine Assistenz der Geschäftsführung / Projekt-Assistenz in halbtägiger Festanstellung (Teilzeit, 20 Stunden pro Woche) in Kiel (Schleswig-Holstein).
//* Alle Wetter ist ein Studio für Web-Design, UI/UX-Design, Web-Development und Software-Development in Kiel. Wir konzipieren, gestalten und entwickeln maßgeschneiderte digitale Produkte auf Basis moderner Web-Technologien. Mit hohen Ansprüchen an Gestaltung, Nutzererlebnis und technischer Performance liefern wir die Konzeption, das visuelle Design und die technische Implementierung aus einer Hand.
Deine Hauptaufgabe wäre es, die im operativen Geschäft eingebundenen Geschäftsführer zu entlasten. Du übernimmst verschiedene, generelle, organisatorische Aufgaben, damit Deine Kolleg:innen sich möglichst voll auf die Arbeit an unseren Kundenprojekten konzentrieren können.
Deine Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung
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Entlastung der Geschäftsführer in allen administrativen Prozessen
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Office-Management als Hauptverantwortliche Person
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Frontdesk / Telefondienst
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Empfang und Weiterverarbeitung des allgemeinen E-Mail-Eingangs
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Zuarbeit zu unserem Steuerbüro (Buchhaltung und Lohnbuchhaltung)
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Dokumentenablage und Digitalisierung (Papierloses Büro)
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Ausführung und Koordination des Schriftverkehrs
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Aufsetzen und Versand von Verträgen
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Angebotsversand und Versand von Auftragsbestätigungen
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Rechnungsversand und Kontrolle des Zahlungseinganges
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Recherche zu Bürokratischen Vorgängen
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Koordination mit unserem Anwaltsbüro (z.B. für Vertragsvorlagen)
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Organisation von betrieblichen Veranstaltungen (Teambuilding etc.)
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Koordination unseres Reinigungs-Dienstleisters
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Regelmäßige Getränkebestellung
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Regelmäßiger Einkauf von Obst und Snacks
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Vorbereitung und Einkauf für Kundentermine vor Ort im Büro
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ggf. Unterstützung bei unserer Außendarstellung (z.B. Social Media)
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Deine Aufgaben als Projekt-Assistenz
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Zuarbeit zu unserem Projekt-Manager
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Führen von Protokollen
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Unterstützung bei der Terminkoordination
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Allgemeine Recherche
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Aufsetzen und Versand von Dokumenten und Verträgen
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ggf. Content-Aufbau und Content-Management bei Web-Projekten
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ggf. Datenaufbereitung
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Deine Software-Werkzeuge wären
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MacOS
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Asana (Projektmanagement)
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Google Suite / Apple Pages (Dokumente)
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SevDesk (Buchhaltung)
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Timely (Zeiterfassung)
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Du bringst mit
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Berufserfahrung in vergleichbaren Tätigkeiten
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Sicherer Umgang mit geschäftlichen Prozessen
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Selbstständigkeit und Eigeninitiative
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Organisationstalent
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Zuverlässigkeit und Engagement
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Sorgfältigkeit und Qualitätsbewusstsein
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Kontaktfreudigkeit, freundliches und selbstsicheres Auftreten
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Durchsetzungsfähigkeit
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Offenheit für Neues und ein hohes Maß an Flexibilität
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Bestenfalls: Affinität zu digitalen Produkten
Wir bieten
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Mitarbeit in einem agilen, digitalen Unternehmen mit flachen Hierarchien und einem jungen und sympathischen Team
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faire und angenehme Arbeitsbedingungen
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eine unbefristete Festanstellung nach erfolgreicher Probezeit
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moderne und flexible Strukturen
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gut organisierte Arbeitsabläufe
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kurze Kommunikationswege
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Möglichkeiten der persönlichen und fachlichen Entwicklung
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frühzeitige Verantwortung und Raum für eigene Ideen
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ein familiäres und kollegiales Miteinander
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einen Arbeitsplatz im Herzen Kiels nahe der Förde
Bewerbung
Sende Deine Bewerbung mit einem kurzen Anschreiben, einem aktuellen Lebenslauf und Deiner Gehaltsvorstellung per E-Mail an bewerbung@aw-studio.de. Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören!